Bereits am 14.11.2014 findet sich auf der Seite des Bundesfinanzministeriums ein Artikel zum Thema „Datenzugriff“ mit der Überschrift Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Diese Regelungen haben bereits für das Jahr 2015 Gültigkeit, aber noch immer besteht zu diesem Thema bei allen Selbstbuchern Unsicherheit.

Deshalb wollen wir mit diesem Newsletter die neuen GoBD nochmals ins Gedächtnis rufen und kurz einige wichtige Punkte dazu benennen.

Die Buchhaltungssoftware fibu-doc verfügt als Anpassung an die GoBD ab der Version 2015d über eine neue Protokollierungsfunktion und Buchungshistorie. Diese deckt die Anforderung zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten ab. Über das Festschreiben der gebuchten Monate im fibu-doc Menüpunkt „Einstellung/Programmeinstellungen“ können Sie der geforderten Festschreibung selbst problemlos nachkommen.

Was sind die GOBD?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) beschreiben die Rechte und Pflichten im Umgang mit digitalen Buchführungsdaten.

Für wen gelten diese?

Die GoBD gelten für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige, also auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner, auch wenn diese nicht der doppelten Buchführung unterliegen. Medizinische Freiberufler gehören zur Gruppe der sogenannten „Katalogberufe“, denen – unabhängig von der Höhe der erzielten Umsätze – die Erstellung der Buchhaltung in der vereinfachenden Form der Einnahmen-Überschussrechnung möglich ist.

Gültigkeit dieser Neuregelung?

Sie ist ab dem 01.01.2015 gültig und gilt für alle steuerlichen Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Worum geht es in dieser Neuregelung?

Die Finanzverwaltung konkretisiert und verschärft ihre Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und sonstige Aufzeichnungen. Das gilt für die zeitgerechte geordnete Belegablage für alle unbaren Geschäftsvorfälle in einem Papierordner unter Nutzung eines entsprechenden Ordnungssystems bzw. Erfassung in einem Buchhaltungssystem binnen 10 Tagen.

Für bare Geschäftsvorfälle (Kassenbuch) gilt weiterhin die tagesaktuelle Aufzeichnungspflicht.

Für die periodenbezogene Buchführung mit Vor- und Stapelerfassung von Buchungssätzen stellt die GoBD neue Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit der Buchungen, indem ein Orientierungswert für den spätesten Buchungszeitpunkt/Festschreibung genannt wird: Unbare IT-gestützte Geschäftsvorfälle müssen bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern (bzw. für Nichtbuchführungspflichtige in vergleichbaren Aufzeichnungen) festgeschrieben sein. Die zweckorientiert Auslegung dieser Regelung führt zur Orientierung am Termin für die UStVA als spätestes Festschreibungsdatum.

Was bedeutet Unveränderbarkeit?

Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Durch entsprechende Hardware, Software oder organisatorische Vorkehrungen ist die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.

Wie sieht die Erfassung im Sinne der GoBD aus?

In diesem Zusammenhang handelt es sich nicht zwingend um die IT-gestützte Buchung, sondern um eine geordnete Belegablage. Hierbei ist wichtig, dass diese geordnet, fortlaufend, übersichtlich und zeitlich unmittelbar geführt wird. Auch ist darauf zu achten, dass die Unterlagen vor Zugriff von nicht berechtigten Dritten geschützt sind.

Welche Anforderungen werden an die Datensicherheit gestellt?

Der Steuerpflichtige hat sicherzustellen, dass seine Datenverarbeitungssysteme gegen Diebstahl, Vernichtung, Unauffindbarkeit und Untergang gesichert sind. Weiter ist das DV-System gegen unberechtigte Eingaben und Veränderung zu schützen. Diese Maßnahmen und Vorgehensweisen sind in einer Verfahrensdokumentation abzubilden.

Kann der Steuerpflichtige die elektronischen Dokumente und Daten nicht mehr vorlegen, gilt die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsgemäß.

Bei wem liegt die Verantwortlichkeit für die Einhaltung der GoBD?

Der Steuerpflichtige ist allein verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Büchern und sonstiger elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der genutzten Verfahren. Er ist auch verantwortlich für die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation der Abläufe (z.B. dokumentiertes Ordnungssystem). Bei Fragen zur Ordnungsmäßigkeit Ihrer Aufzeichnungen empfehlen wir Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Die vollständigen GoBD in der Auslegung vom 14. November 2014 können Sie hier nachlesen.

Da davon auszugehen ist, dass sich im Laufe der nächsten Jahre viele zusätzliche Informationen und Auslegungen zu den GoBD im Netz finden lassen werden, empfehlen wir dieses Thema auch weiterhin Ihrer Aufmerksamkeit.