StB Dr. Felix Todesco und StB Klaus Walter; TW Todesco • Walter; Rechtsanwälte • Steuerberater

Keine Buchung ohne Beleg! So lautet der Grundsatz für jede Buchung. Diesen Grundsatz geben die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften der Buchführung vor.

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) müssen auf einem Beleg alle wichtigen Informationen aufgeführt sein, so dass ein sachverständiger Dritter wie beispielsweise der Wirtschaftsprüfer, einen Überblick über den Geschäftsvorfall erlangen kann. So muss ein Beleg Informationen geben über:

• den Verkäufer mit Namen und Anschrift,

• den Empfänger mit Namen und Anschrift,

• die gekaufte Ware bzw. Dienstleistung mit Mengenangaben,

• das Ausstellungsdatum sowie

• den Preis.

Eine unsachgemäße Belegführung kann zur Folge haben, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden oder Betriebseinnahmen oder Gewinne durch Finanzbehörden hinzugeschätzt werden. Als Beleg dienen beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel usw. Gleiche Grundsätze gelten bei elektronischen Buchungen.

Ebenso nachvollziehbar und eindeutig muss die Ablage der Belege erfolgen. Jeder einzelne Beleg muss entsprechend des Ordnungskriteriums der jeweiligen Buchung zuzuordnen sein. Dabei ist es wichtig, dass das Ordnungskriterium nicht doppelt vergeben wird, um sicherzustellen, dass der Beleg eindeutig zur Buchung zugeordnet wird.

Bei Belegen in Papierform haben Sie die Wahl zwischen der Aufbewahrung in Papierform oder Speicherung durch Scannen auf elektronischem Datenträger. Bei Letzteren muss sichergestellt werden, dass das Scanergebnis mit dem Original bildlich übereinstimmt und unveränderbar und jederzeit lesbar ist. Bei Belegen, die nur in digitaler Form vorliegen, darf während des Übertragungsvorgangs auf ein Speichermedium eine Bearbeitung bzw. Veränderbarkeit nicht möglich sein.

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt nach Handels- und Steuerrecht 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist. Sie kann jedoch verlängert werden, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind.

Tipp:

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema GoB oder zur Belegführung haben, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung setzen.