Ein kleines Tool mit großer Wirkung
Fibu-doc OPOS ist die kleine Schwester der fibu-doc Buchhaltungssoftware. Softwarelösungen haben in heutiger Zeit einen hohen „Anpassungsbedarf“ – und zwar sowohl bei gesetzlichen Änderungen als auch bei Schnittstellen zu Praxissoftware wie z.B. ivoris®.
Die Praxissoftware ivoris® von Computer konkret unterstützt bereits seit vielen Jahren mit bewährten Funktionen das Austragen offener Posten. Diese Funktion wurde nochmals optimiert und mit modernen Anwendungsfunktionen wie „drag-and-drop“ ausgestattet.
Zunächst möchten wir jedoch noch einmal die Funktionsweise und den Hintergrund von fibu-doc OPOS erläutern, da dieses Tool vielen Zahnarztpraxen noch unbekannt ist und den Anwendern oft erhebliche Arbeits- und Zeitersparnisse ermöglicht.
Der Grundgedanke von fibu-doc ist ja allgemein der, dass man weitmöglich das manuelle Bearbeiten und Erfassen von Daten reduziert. Zum einen ist eine manuelle Erfassung zeit- und damit kostenintensiv, zum anderen werden durch Importe viele Fehlerquellen ausgeschlossen – denken Sie nur einmal an Zahlendreher, die beim stundenlangen Kontrollieren von Kleinbeträgen nahezu zwangsläufig auftreten.
Fibu-doc OPOS übernimmt eine aus dem Onlinebanking exportierte Datei mit allen Umsätzen, Daten und Buchungstexten und liest diese ein. Ausschließlich die Zahlungseingänge werden in eine Datenbank übernommen.
Sobald alle Einnahmen erfasst sind, werden diese in einer Exportdatei für ivoris® bereitgestellt. Beim Einlesen der Datei in die offenen Posten in ivoris® werden zuordenbare Positionen automatisiert verbucht, nicht zuordenbare Beträge bleiben in einer Bearbeitungsliste stehen und können einzeln abgearbeitet werden.
Doppelter Vorteil hierbei
Automatisch erkannte Zuordnungen, die übrigens auch protokolliert werden können, verursachen keinen Arbeitsaufwand. Nicht direkt zuordenbare Positionen werden systematisch abgearbeitet und können weder vergessen noch übersehen werden.
Optimiert wurde auch der Prozess der Datenübertragung. Nicht automatisch verbuchte Posten bleiben bis zur Bearbeitung im Importbereich stehen. Unklare Positionen können also in Ruhe geklärt und dann abschließend bearbeitet werden. Daten, die aus unterschiedlichen Gründen letztlich doch nicht ausgebucht werden sollen, können jedoch jederzeit aus dem Importbereich gelöscht werden. Die Oberfläche in ivoris® wurde optisch klar und ansprechend strukturiert und bietet in der aktuellen Version eine hohe Übersichtlichkeit. Sollten Sie bereits mit der Schnittstelle arbeiten, können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden. Wir zeigen Ihnen den neuen, verbesserten Prozess.
Ist der Prozess der Austragung von offenen Posten erst einmal auf dieses System umgestellt, sind eine regelmäßige und zeitnahe Bearbeitung sowie terminierte Mahnläufe erheblich vereinfacht.
Gerade unter dem Gesichtspunkt der Liquidität, der aktuell besondere Aufmerksamkeit bei unseren Kunden sowie in den Controlling-Reports z.B. von control-doc gewidmet wird, ist das Debitorenmanagement der Zahnarztpraxis eine der Kernaufgaben im betriebswirtschaftlichen Aufgabenbereich.
Denjenigen Praxen, die im Rahmen des Debitorenmanagements übrigens mit der ZA AG zusammenarbeiten, können wir eine exklusive Schnittstelle für den Import der Patientenzahlungen unter Einbeziehung der Abrechnungsplattform „ZA live“ bieten, welche das differenzierte Zuordnen der Patientenzahlungen aus dem gezahlten Pauschalbetrag erleichtert.
Weiterführende Informationen zur Schnittstelle finden Sie auf unserer Homepage unter https://fibu-doc.de/fibudoc/editionen/ sowie unter der Seite https://www.ivoris.de/ bei Computer konkret.
Gerne stehe ich Ihnen mit Informationen zu fibu-doc OPOS und zur Schnittstelle mit ivoris® zur Verfügung.
Barbara Mertens,
Kundenbetreuerin und Referentin,
FIBU-doc Praxismanagement GmbH