Qualitätsmanagement gewinnt in Zahnarztpraxen immer größere Bedeutung. Zunächst wird ein QM-System eingeführt. Anschließend versucht man, dieses möglichst effizient zu nutzen und somit die Organisation in der Praxis zu verbessern. Das Thema „Praxisverwaltung“ wird dabei jedoch oft als Randthema betrachtet.

In vielen Praxen werden Belege unsystematisch abgelegt und endlos viele Listen geschrieben. Darüber hinaus werden Patientenzahlungen meist manuell in der Offenenpostenverwaltung der Zahnarztsoftware ausgebucht. Rechnet eine Praxis über eine Abrechnungsgesellschaft ab, kommt eine weitere Problematik hinzu. Rechnungen, die an das Abrechnungszentrum gegeben werden, werden meist automatisiert in der Zahnarztsoftware als bezahlt ausgebucht, obwohl diese noch nicht geflossen und somit in der Buchhaltung auch noch nicht erfasst sind. Hinzu kommt, dass die meisten Zahnarztpraxen viel Zeit aufwenden, um die in der Auswertung der Abrechnungsgesellschaft angegebenen Patientenzahlungen mit den zu einem späteren Zeitpunkt tatsächlich geflossenen Patientenzahlungen abzugleichen, um sicher zu gehen, dass das Geld der Patienten auch tatsächlich geflossen ist.

Auch in der Buchhaltung entsteht hier ein erhöhter Arbeitsaufwand. Zunächst werden mehrere Patientenzahlungen in einer Summe auf das Girokonto überwiesen. Diese Summe wurde bereits reduziert um die Verwaltungsgebühren und Zahlungen die z. B. direkt an ein Fremdlabor (Partnerfactoring) geflossen sind. Darüber hinaus wird der Auszahlungsbetrag durch Retouren und Inkassos beeinflusst.

Hier einige Tipps, die zu einer deutlichen Arbeitserleichterung führen:

1. Markierung der abgegebenen Forderungen an die Abrechnungsgesellschaft

Beim Abgeben der Forderung an die Abrechnungsgesellschaft müssen die einzelnen abgegebenen Rechnungsbeträge als „nicht bezahlt“ stehen bleiben. Sie sollten lediglich als „abgegeben“ markiert werden, damit sie nicht ins Mahnwesen der Praxis kommen.

2. Nutzen Sie die Online-Abrechnung Ihrer Abrechnungsgesellschaft

Bei der Abrechnungsgesellschaft wird eine Abrechnung erzeugt, die man meist online abrufen kann.

3. Automatisierte Ausbuchung der Patientenzahlungen in der OPOS-Liste

Mit Hilfe einer EDV-Schnittstelle können Sie Ihre Patientenzahlungen aus dem Onlinebankingprogramm abholen und automatisiert in der OPOS-Liste Ihrer Zahnarztsoftware als bezahlt ausbuchen. Dies gilt ebenfalls für die durch die Abrechnungsgesellschaft getätigten Zahlungen.

Diese Vorgehensweise spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sie schafft auch Transparenz und führt vor allem zur Vermeidung von Übertragungsfehlern.