Datenbestände und deren Volumina – Der Ist-Stand

In jeder Praxis fallen immer mehr Datenbestände – wie Röntgenbilder, DVT´s, Daten vom Intraoral-Scanner und/oder 3D-Modellscanner, Fotos, Dokumentationen etc. an.
Diese Datenbestände müssen verwaltet, gesichert und archiviert werden.
Wenn man die Aufbewahrungsfrist von mind. 10 Jahren berücksichtigt, droht hier in naher Zukunft ein ernst zunehmendes Problem.

• Ein Röntgenbild belegt einen Speicherplatz von max. 100 KB (je nach eingesetztem System).

• eine 3D-Datei von einem Modellscanner belegt je nach eingesetztem Fabrikat zwischen 20 MB und 50 MB für einen Ober- und Unterkiefer.

Datenbestand am Beispiel pro Patient

• 2 Röntgenbilder

• 10 Farbfotos

• 3 gescannte Gipsmodelle (oder Intraoral-Scans)

• 1 DVT

Zusammengerechnet kommen schnell 300 MB zusätzlich zusammen. Daten aus der Patientenverwaltungs-Software sind hier noch nicht mit berechnet. Das alleine ist noch keine aufregende Zahl, betrachtet man nur einen Patienten. Rechnet man diese Werte jedoch auf Basis von nur 15 Neuaufnahmen pro Monat, über 10 Jahre hoch, kommen beachtliche Datenmengen zusammen. Alleine die Anzahl der Dateien, die es zu verwalten gilt, liegt dann bei ca. einer Million.

Datenspeicherung – die gängigen Behelfslösungen

• ständiges Nachrüsten von Festplattensystemen und Servern

• zeitintensives Kopieren aller Daten, großer Datenballast

• aufwändige Datensicherungskonzepte

• Speichern auf externe USB-Festplatten – hohes Risiko des Datenverlustes, aufwändige Suche der Datensätze

• Datenbestände in die Cloud kopieren – reizvoll und preiswert – aber: aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen durch den BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) nicht praktikabel

Der Einstieg in die 3D-Welt funktioniert am Anfang speichertechnisch sicher noch gut. Absehbar ist jedoch, dass sich Ihre Festplatten auf dem Server zügig füllen und damit Ihr gesamtes IT-System instabil wird. Wichtig ist daher zu überlegen, wo und wie diese Datenmengen in Zukunft gespeichert werden.

Beachten Sie bitte auch – in Anbetracht der Aufbewahrungsfist von mindestens 10 Jahren – dass Ihre erzeugten Daten in 10 Jahren überhaupt noch zur Bearbeitung geöffnet werden können. Offene Dateiformate wie STL-Datensätze oder DICOM-Daten sind hier die richtige Wahl.

Moderne Cloud-Lösungen sind heutzutage in der Lage medizinische Daten aufzunehmen. Eine der wichtigsten Anforderungen an die „medical“-Cloud ist es dabei, dass die Daten in einem deutschen Rechenzentrum abgespeichert werden. Um die Ausfallsicherheit zu erhöhen sollten die Rechnersysteme für medizinische Daten in zwei unterschiedlichen Rechenzentren, örtlich voneinander getrennt, abgespeichert werden. Hier erhöht sich die Verfügbarkeit der Daten auf fast 100%.

Manipulationssicherheit – Problematik bei gescannten Dateien.

Um 3D-Datensätze in eine „medical“-Cloud auszulagern sind aktuell genügend Desktop und Intraorale Scansysteme am Markt, die die technischen Anforderungen – Genauigkeit des Scannens – erfüllen. Die eigentliche Problematik, die es verhindert, dass nach dem 3D-Scannen zum Bespiel das Gipsmodell entsorgt werden kann, ist der Gesetzgeber:

Denkbar ist zum Beispiel, dass ein Richter einen 3D-Datensatz nicht als Beweismittel anerkennt – er möchte das Modell in die Hand nehmen können. Schwierig ist es, die Manipulationssicherheit einer gescannten Datei nachzuweisen.

Die Aufbewahrung von z.B. Gipsmodellen dient in erster Linie dazu, Beweismaterial vor Gericht liefern zu können. Bei einem Rechtsstreit können Sie so den Behandlungsverlauf eines Patienten lückenlos dokumentieren. Der gescannte Datensatz kann heute schnell auf einem 3D-Drucker ausgedruckt und vor Gericht verwertet werden. Auch ein Ausdruck auf der Basis von Gips ist heute möglich. Schwieriger wird es die Manipulationssichert der gescannten Datei nachzuweisen. Kann dieser Nachweis nicht erbracht werden, riskiert man, dass das gedruckte Modell nicht als Beweismittel zugelassen wird. Das würde dann bedeuten: Der Behandler hat die Dokumentationspflicht nicht eingehalten.

Unsere Rundum-Sorglos-Lösung

1. archiv.net – das „medical“-Archivierungssystem

• Aufbewahrungsfrist von mind. 10 Jahren – sie können ihr entspannt entgegen sehen.

• Ihr persönliches, elektronisches RSA-Schlüsselpaar – jeder Datensatz wird sicher „verschlossen“, bevor er die Praxis verlässt und archiviert wird.

• Manipulationssicherheit – durch die internen Speicherprozesse kann jederzeit die Unveränderbarkeit des Datensatzes bewiesen werden.

• höchste Verlustsicherheit – Speicherung der Datensätze in Deutschland, in zwei örtlich getrennten Rechenzentren.

• Lagerraum und Kosten sparen – Keine Modell-Lagerung mehr in Ihrer eigenen Praxis.

• Zeit sparen – Keine Zeit mehr verlieren beim Suchen eines Modells.

• kein Risiko mehr, dass Gipsmodelle bei und während der Lagerung kaputt gehen.

2. transfer.net – das sichere Transfersystem

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung während der gesamten Übertragung

• automatisch verschlüsseltes Backup in einem deutschen Rechenzentrum

• Unabhängigkeit von CD-ROM/DVD und Dateigröße

• automatische Versionierung

Workflow: Speicherung der 3D-Datensätze – unsere Komplettlösung

√   3D Scanner der XLine Scanner System Serie

√   Archivierungssoftware archiv.net

√   Transfersoftware transfer.net

Scanprozess

Die Gipsmodelle werden am 3D-Scanner gescannt. Im Scanprozesses ist die Qualität des Scans und das Abspeichern der Daten im STL Datei fest hinterlegt.

Archivierungsprozess

Nachdem die Dateien im Rohscann auf der Festplatte des Rechners vorliegen, kann der Archivierungsprozess gestartet werden.

Verschlüsselung

Bevor die Daten den Rechner der Praxis verlassen, werden sie mit einem elektronischen Schlüssel – einem zuvor generiertem RSA-Schlüsselpaar – verschlüsselt. Das bedeutet Sicherheit, auch wenn die Daten in falsche Hände gelangen.

Manipulationssicherheit

Aufgrund der internen Speicherprozesse im Archivierungssystem archiv.net, kann jederzeit die Unveränderbarkeit des Datensatzes bewiesen werden. Ein IT-Gutachten bestätigt diesen Sachverhalt.

Wiederherstellbarkeit

Datensätze können natürlich jederzeit unter Angabe von Suchkriterien wieder hergestellt werden. Es bleibt dem „Schlüsselbesitzer“, also dem Praxisinhaber vorbehalten, einen Datensatz zu Entschlüsseln, um den Datensatz wieder lesbar zu machen.

Wie bereits angedeutet, kann in einem Gutachterverfahren oder im Prozessfall die Notwendigkeit bestehen, die 3D-Modelle bei einem Dienstleister drucken zu lassen. An die Druckertechnologie sind natürlich, ebenso wie beim Scannen, technische Voraussetzungen bezüglich der Qualität einzuhalten. Es stellt sich nachdem die Datei aus dem Archiv wieder hergestellt wurde die Frage, wie diese 3D-Daten an den Gutachter oder zum Druckdienstleiter übertragen werden.

Sicherheit beim Datentransport

Das Versenden per Mail ist aufgrund der Datenmenge und auch aus Sicht des BDSG verboten. Mit transfer.net werden die Daten einfach in ein Verzeichnis Ihrer Festplatte gelegt und mit der Gegenstelle und/oder Druckdienstleister und Gutachter synchronisiert. Die Daten werden, bevor sie die Ihre Praxis verlassen, inhaltsverschlüsselt.

Fazit

Mit den oben beschriebenen Produkten ist es möglich einen kompletten Workflow, mit nur sehr wenigen Klicks abzubilden. Ob die Daten von einem Modellscanner stammen oder von einem IntraOral-Scanner erzeugt werden, ist für den Workflow unerheblich. Alle beschriebenen Produkte haben ab 2016 die VDDS-Mediaschnittstelle und können so optimal in eine Praxisverwaltungs-Software eingebunden werden. Der komplette Workflow aus einer Hand, mit der Möglichkeit Gipsmodelle zu entsorgen.

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