Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

StB Dr. Felix Todesco und StB Klaus Walter; TW Todesco • Walter; Rechtsanwälte • Steuerberater

Mit den oben aufgeführten Grundsätzen hat der Gesetzgeber die Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern überarbeitet. Ein 43-seitiges Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen konkretisiert die neuen Anforderungen.

Im Kern geht es darum, dass sämtliche Geschäftsvorfälle und deren Herkunft zukünftig zeitnah im Rahmen der Buchhaltung verarbeitet und festgeschrieben werden müssen, so dass diese Buchungssätze nicht mehr abänderbar sind.

„Zeitnah“ definiert der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang wie folgt:

• Bare Geschäftsvorfälle (Kasse) müssen wie auch bisher täglich erfasst werden.

• Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen in der Buchhaltung erfasst werden.

• Eingangsrechnungen müssen binnen acht Tagen in der Buchhaltung erfasst werden.

Da Sie Ihre Buchhaltung Ihrem Steuerberater monatlich, vierteljährlich, halb-jährlich oder sogar nur jährlich einreichen, sind diese Fristen in der Praxis nicht einzuhalten.

Die Nichteinhaltung der Vorgabe „zeitnah“ wird vom Gesetzgeber immer dann nicht beanstandet, wenn es in Ihrer Praxis einen klar geregelten und dokumentierten Prozess gibt, der beschreibt, wie in Ihrer Praxis sichergestellt wird, dass sämtliche Belege gegen Verlust gesichert und ordentlich abgelegt werden. Insbesondere müssen die folgenden Fragen geregelt sein:

• Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?

• Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?

• Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?

• Wie ist der Ablageort (z.B. Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?

• Wer darf auf den Ordner zugreifen und Belege einsortieren?

• In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält der Steuerberater die Belege?

• Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?

Sofern eine solche Dokumentation vorliegt, wird es nicht beanstandet, wenn die Erfassung im Buchhaltungssystem auch später erfolgt.

Sollte eine solche Dokumentation nicht vorliegen, führt dies ausdrücklich nicht zu einem formellen Mangel der Buchhaltung sofern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist.

Für Sie bedeutet dies, dass sich keine gravierenden Veränderungen ergeben, solange Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen Ihrem Steuerberater ordentlich sortiert, vollständig und fristgerecht einreichen und anhand geeigneter Dokumentationen nachweisen können, dass dies so gewährleistet ist.

Sollten die Unterlagen häufig unvollständig und unsortiert sein, sollten Belege oder Aufzeichnungen fehlen, nicht fristgerecht eingereicht werden oder nicht den Anforderungen entsprechen, ist es für das Finanzamt im Rahmen der Betriebsprüfung durch die neuen GoBD deutlich einfacher, die Buchhaltung zu verwerfen und in den Bereich der Hinzuschätzung zu gelangen.

Tipp:

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema GoBD oder zur Verfahrensdokumentation haben, empfehlen wir Ihnen, dass Sie sich mit Ihrem Steuerberater zu dem Thema in Verbindung setzen.