Materialwirtschaft ist für viele Praxen langwierig und mühselig. Es reicht von ausgedehnter Recherche in Bestellkatalogen inklusive Preisvergleichen bis hin zum Missmanagement in der Lagerhaltung. Dabei warten in den Materialkosten oftmals ungeahnte Einsparpotenziale für die Praxisinhaber.

Sind die Materialkosten zu hoch?

Der erste Schritt auf dem Weg zur Senkung der Materialkosten ist ein modernes Controlling in der Finanzbuchhaltung. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht müssen zuerst die Kennzahlen vergleichbar gemacht werden. Hierbei ist es wichtig, dass Verbrauchsmaterialien für den medizinischen Leistungserbringungsprozess, Büromaterial, sowie sonstiges Material gesondert verbucht und ausgewiesen werden.

Liegen die Kosten für die Verbrauchsmaterialien hierbei zwischen zwei und drei Prozent des Gesamtumsatzes der Praxis, können wir von einer guten Kostenstruktur ausgehen. Ab fünf Prozent sollte aber über Veränderungen in der Materialwirtschaft nachgedacht werden. Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung hilft Ihnen dabei die richtigen Entscheidungen zu treffen und den Aufwand zu minimieren.

Einsparpotenzial in Zahlen

Häufig sind die Auswirkungen der direkten und indirekten Materialkosten auf den eigentlichen Ertrag einer Praxis vielen Praxisinhabern in ihrer Bedeutung nicht bewusst. Dabei führt die Bestelloptimierung ebenso wie die Reduktion des Materialverbrauchs häufig zu einer erheblichen Kostenersparnis. Betrachtet man das Einsparpotenzial in Zahlen können je nach Praxisumfang Aufwendungen in einer Größenordnung von 5.000 bis 20.000EUR pro Jahr – in Großpraxen noch erheblich mehr – eingespart werden. In der Konsequenz steigt unmittelbar der Ertrag/Gewinn der Praxis. Über einen Zeitraum von zehn Jahren gesehen kann es sich folglich um eine Gewinnverbesserung von 50.000 bis 200.000 EUR handeln. Neben dieser direkten Gewinnverbesserung können durch veränderte Prozesse und optimierte Strukturen zusätzliche Einsparungen im Bereich der Personalkosten erreicht werden. Mitarbeiterzeit, die Sie durch die Verbesserung Ihrer Abläufe in der Administration und Organisation gewinnen können, kann in anderen Bereichen sinnvoll eingesetzt werden.

Das Einsparpotential

Der Ertrag dieser Einsparungen ist oftmals höher als gedacht. Dabei können durch Verbrauchs- und Bestelloptimierung und je nach Praxisgröße zwischen 5.000 und 20.000 Euro pro Jahr eingespart werden, was sich direkt positiv auf den Gewinn der Praxis auswirkt. Zusätzlich können durch eine Verbesserung der Strukturen innerhalb der Praxis langfristig Einsparungen bei den Personalkosten erzielt werden, sodass Mitarbeiter sich anderen wichtigen Aufgaben widmen können.

Bei der Optimierung der Materialwirtschaft sind die Bereiche des Materialeinkaufes, des Materialverbrauches, sowie die Lagerhaltung von besonderer Bedeutung. Beim Materialeinkauf geht es zwar vordergründig um den Einkaufspreis, aber auch Bestellmenge, Versandkosten und Eilbestellungen sind zu beachten. Hierbei lohnt es sich Bestellungen zu bündeln und auch Webanbieter miteinzubeziehen. Des Weiteren sollte der Materialverlust durch die Überschreitung von Verfallsdaten oder versäumtes Weiterfakturieren von abrechenbaren Materialien an den Patienten minimiert werden. Dagegen können Fehler in der Lagerhaltung meist nur erkannt werden, wenn diese transparent strukturiert, dokumentiert und administriert ist. Solch klare Lagerhaltung erhält man aber nur mit EDV-Unterstützung.

Die digitalisierte Materialwirtschaft

Sind erstmal alle Materialien angelegt und Lagerbestände sowie Bestellmengen definiert, so zeigen sich die Vorteile der digitalen Materialverwaltung. Trotz der neuen Automatisierung ist einiges an Disziplin von den Mitarbeitern gefordert, um Fehler bei der Entnahme oder dem Materialeinscannen zu vermeiden. Hierbei hilft ein klar definiertes Qualitätsmanagement mit konkreten Verantwortlichkeiten in der Praxis. Mit einer gut geführten Materialwirtschaft lassen sich außerdem statistische Auswertungen über Wareneinkauf, Verbrauch, Lagerbestand und Bestellverhalten anfertigen, sodass der Materialfluss kritisch beleuchtet und gegebenenfalls weiter optimieret werden kann.

Fazit

Koordiniertes und strukturiertes Vorgehen bei der Optimierung der Materialwirtschaft ist unumgänglich. Dabei ist ein gewisser Anfangsaufwand zu investieren, der sich aber dennoch lohnt, um das langfristige Ziel, die Erhöhung des finanziellen Gewinns, zu erreichen. Mit einer EDV-gestützten Materialwirtschaft ist der Folgeaufwand minimal und die Ersparnisse kommen zukünftig der Praxis zugute.